Un débarras de bureau commence par les armoires, et les armoires posent une question juridique avant une question de volume. Les pièces comptables se gardent dix ans, les bulletins de paie cinq ans, les statuts cinq ans après la radiation de la société. Ce qui a dépassé son délai peut partir, mais pas à la benne : un document qui contient des données personnelles ou des informations commerciales se détruit de façon irréversible, et l’entreprise doit pouvoir le prouver. La destruction d’archives est donc la première étape du débarras, pas la dernière.
En bref :
- Les durées de conservation sont fixées par le Code de commerce, le Code du travail et le Livre des procédures fiscales : 10 ans pour la comptabilité, 6 ans pour le fiscal, 5 ans pour la paie, le personnel et les contrats commerciaux.
- Passé le délai, la destruction devient un droit, et pour les données personnelles une obligation : le RGPD interdit de conserver sans finalité.
- Une destruction confidentielle passe par un contenant fermé, un broyage à un niveau de sécurité défini, et un certificat de destruction daté.
- Dans le débarras d’un bureau, on traite les archives d’abord, l’informatique ensuite, le mobilier en dernier.
Combien de temps garder chaque document
Les durées ci-dessous sont les délais légaux courants. Elles sont des minimums : rien n’interdit de garder plus longtemps, sauf pour les données personnelles, dont la durée doit rester proportionnée à leur usage.
| Type de document | Durée de conservation | Point de départ |
|---|---|---|
| Livres et pièces comptables, factures clients et fournisseurs | 10 ans | Clôture de l’exercice |
| Déclarations fiscales, justificatifs de TVA, d’IS et de CFE | 6 ans | Date de la déclaration ou de l’impôt |
| Bulletins de paie, doubles employeur | 5 ans | Remise du bulletin |
| Registre unique du personnel, documents relatifs aux charges sociales | 5 ans | Départ du salarié ou date du document |
| Contrats commerciaux, correspondance, bons de commande et de livraison | 5 ans | Fin du contrat ou de la relation |
| Statuts, procès-verbaux d’assemblée, registres de société | 5 ans | Radiation du registre du commerce |
| Actes d’acquisition ou de cession de biens immobiliers | 30 ans | Date de l’acte |
Deux conséquences pratiques pour un débarras. La première : une société qui ferme ne se débarrasse pas de ses archives le jour de la radiation. Les pièces comptables des dix derniers exercices restent à conserver, et quelqu’un doit en être dépositaire. La seconde : dans une armoire, les délais ne sont pas homogènes. Un même classeur mélange des factures de 2014, à détruire, et des contrats en cours, à garder. Le tri se fait dossier par dossier, pas armoire par armoire.
Ce qui rend la destruction obligatoire, et pas seulement possible
Passé le délai, jeter est permis. Mais « jeter » n’est pas neutre pour trois catégories de papiers.
Les données personnelles. Fiches de paie, dossiers de candidature, fichiers clients, contrats de travail, dossiers médicaux du travail : ce sont des données protégées par le RGPD. Leur conservation au-delà de la finalité est une infraction, et leur mise au rebut sans précaution en est une autre. Un carton de bulletins de paie dans une benne accessible sur un parking est une violation de données, avec l’obligation de la notifier.
Les informations commerciales. Devis, tarifs négociés, contrats, listes de fournisseurs. Aucune loi n’impose leur destruction, mais le secret des affaires ne se protège que si l’entreprise a pris des mesures raisonnables pour le garder. Une benne ouverte n’en est pas une.
Le papier lui-même. Une entreprise a l’obligation de trier ses déchets papier à la source, en flux séparé, pour qu’ils partent au recyclage et non en mélange. La destruction confidentielle s’inscrit dans ce flux : le papier broyé part en papeterie.
C’est pour ces raisons qu’un débarras de bureau ne met jamais les archives dans la même benne que le mobilier.
Ce qu’une destruction confidentielle doit fournir
Le mot est employé partout, il recouvre des pratiques très différentes. Une destruction confidentielle se reconnaît à quatre éléments.
- Un contenant fermé entre l’armoire et le broyeur : bac scellé, conteneur cadenassé ou sac à usage unique. Le papier n’est jamais transporté en vrac.
- Un niveau de broyage défini. La norme DIN 66399 classe la destruction du papier en sept niveaux, de P-1 à P-7, selon la taille des particules. Les données personnelles courantes relèvent du niveau P-3 au minimum, les documents sensibles de P-4 et au-delà.
- Une chaîne sans rupture : enlèvement, transport et destruction assurés par le même prestataire, ou documentés à chaque passage de main.
- Un certificat de destruction daté, avec la nature et la quantité des documents, remis à l’entreprise. C’est la preuve qui manque quand la CNIL, un ancien salarié ou un client pose la question.
Sans ces quatre éléments, ce qui est vendu est un enlèvement de vieux papiers, pas une destruction.
L’ordre des opérations dans un débarras de bureau
Le bon ordre va du plus sensible au plus encombrant. L’inverse, qui commence par sortir les meubles, mélange les archives à tout le reste.
Étape 1, les archives. Inventaire des armoires et des cartons, dossier par dossier. Trois destinations : à conserver, transféré vers un lieu de stockage ou numérisé ; à détruire, en bac scellé ; sans contrainte, cartons vides, publicités, catalogues, qui partent au recyclage ordinaire. C’est la seule étape qui demande la présence de quelqu’un de l’entreprise, parce qu’un prestataire ne sait pas ce qui est encore dans son délai.
Étape 2, l’informatique. Ordinateurs, serveurs, disques externes, photocopieurs. Un disque dur contient plus de données personnelles qu’une armoire entière, et un photocopieur garde en mémoire ce qu’il a copié. Effacement certifié ou destruction physique des supports avant que le matériel ne quitte les lieux, puis évacuation en filière des déchets d’équipements électriques.
Étape 3, le mobilier. Bureaux, armoires, chaises, cloisons. Ce qui est en état part en réemploi ou en reprise, le reste en filière bois et métal. C’est le volume le plus important, et le plus simple.
Notre page débarras de local professionnel décrit comment nous enchaînons ces trois étapes, avec un prestataire de destruction pour le papier, l’évacuation du mobilier et de l’informatique, et la remise en état du local. Pour choisir un intervenant, notre article sur le débarras de locaux professionnels et le choix du prestataire donne les questions à poser.
Ce qu’il faut retenir
Les archives d’une entreprise ont chacune un délai : dix ans pour la comptabilité, six pour le fiscal, cinq pour la paie, le personnel et les contrats, cinq après radiation pour les statuts. Ce qui a dépassé son délai se détruit, en contenant fermé, avec un niveau de broyage et un certificat. Et dans un débarras de bureau, l’ordre est fixe : archives, informatique, mobilier.
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